【身に付けておきたい】メール・電話のマナー

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大学生や社会人になると必ず利用することになるメールと電話ですが、それらの立場になる以前はあまり教わる機会が少なかったりします。

 

メールと電話のマナーを知らないと最悪、大学の単位を落としたり、取引先の信用を失ったりしてしまいます。

 

状況に応じて使い分けられるようにしましょう。

 

1.メールのマナー

メールは「相手との綿密なやりとりを行う場合」や「やりとりを記録に残したい場合」に利用され、大学では課題の提出、会社などではほとんどのやりとりがメールで行われます。

 

メールは「いつ・だれに・どのような内容」を送ったのかがわかるため、「言った言わない」の問題を防げること、後からでも内容を確認できるのが最大の利点です。

 

メールを受信する側は複数の相手とやりとりしていることが多いため、記録に残っていれば対応漏れも防げます。

 

反面、急を要する連絡には不向きであるため、その場合は電話などで連絡しましょう。

 

≪メールの内容≫

・件名…何のやり取りかわかるようなタイトルをつけましょう。具体性に欠けると相手に伝わりません。大学や会社で件名のつけ方が決まっている場合はそれに従いましょう。

いい例)『○/○ 第1限の課題送付』、『□□案件の○/○会議のご案内』

悪い例)『課題について』、『来月の会議について』

 

・本文…最初に『相手の名前』、『自分の名前』は必ず入れましょう。入れないと前者については、受け取った側は「自分宛てなのかどうかを判別できない(メールは『CC』で送ることもできるため)」、後者については受け取った側が「誰から送られたかがわからない」のでトラブルに繋がりかねません。

 

・署名…本文の最後に自分の名前、所属、連絡先(電話番号、メールアドレス)を記載します。

 

・添付ファイル…送信前に添付し忘れてないか必ず確認しましょう。

 

・CC、BCC…CCはやりとりを直接しているわけではないが、周知してもらう必要がある相手を入れましょう。BCCは職場によってルールが違うため確認しましょう。

 

2.電話のマナー

電話は相手とのやりとりが即座に必要な場合などに利用します。

 

やりとりの内容も簡単なものがほとんどで、詳細なやりとりをする場合は内容をメールで送信した後に電話で補足するのが一般的です。

 

 

 

連絡相手の立場になって考えればマナーは自然と身に付いてくるでしょう。

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